Trước các dịp nghỉ lễ trong năm, các nhân viên thường được tham gia vào các bữa tiệc tại văn phòng, công ty. Đây là cơ hội giúp kết nối các nhân viên với nhau. Đồng thời cho phép mọi người có thời gian nghỉ ngơi, ăn lễ vui vẻ. Tuy nhiên, mỗi công ty, doanh nghiệp có số lượng nhân viên khác nhau. Do đó cách tổ chức tiệc cũng như chi phí sẽ không thể giống nhau. Vậy làm thế nào có thể tổ chức các bữa tiệc trong văn phòng, công ty cho tiện lợi.
Hãy cùng tham khảo bài viết sau của Sayhi.vn để cùng Vuông Tròn chia sẻ với bạn cách tổ chức những bữa tiệc mừng lễ thật chỉn chu và trọn vẹn nhé.
MỤC LỤC
1. Các dịp lễ quan trọng văn phòng, công ty thường tổ chức tiệc
>>> Xem thêm: Teabreak
Các công ty thường tổ chức tiệc nhỏ mừng ngày lễ/Tết nào trong năm?
Văn hóa Việt Nam vô cùng đa dạng và phong phú, trong đó các ngày lễ/Tết truyền thống được tổ chức hằng năm nhằm nhắc nhớ về các phong tục và công ơn của các bậc tiền bối xưa đã có công gầy dựng đất nước cho đến ngày nay.
Hưởng ứng các ngày lễ quan trọng trong năm, các công ty cũng tổ chức những bữa tiệc liên hoan ngay tại văn phòng cho chính nhân viên của mình trước thềm nghỉ lễ. Một số ngày lễ phổ biến thường được tổ chức tiệc văn phòng cho nhân viên như:
- Giỗ Tổ Hùng Vương 10/03
- Ngày Thống nhất đất nước 30/4
- Quốc tế Lao động 1/5
- Tết Đoan ngọ 5/5 (Âm lịch)
- Tết Trung Thu 15/08 (Âm lịch)
>>> Xem thêm: Finger Food
Tầm quan trọng của bữa tiệc mừng lễ đối với nhân sự công ty
Đây là các ngày lễ lớn của đất nước nên các doanh nghiệp thường lựa chọn các ngày lễ này để tổ chức một chương trình nhỏ kết hợp với nội dung nào đó để tạo nên một sự kiện ấm cúng tại công ty. Gắn kết nhân sự là một trong những hạng mục quan trọng trong phương pháp quản trị nhân sự của doanh nghiệp.
Nếu bữa tiệc tại văn phòng, công ty được tổ chức thành công thì sự gắn kết của đội ngũ nhân sự sẽ được tăng thêm rất nhiều. Cũng trong dịp sự kiện này, công ty có thể thực hiện tổ chức luôn sự kiện tổng kết doanh thu 3 tháng đầu năm trừ tháng nghỉ Tết và trao thưởng đến các cá nhân xuất sắc của doanh nghiệp.
2. Quy trình tổ chức tiệc tại văn phòng công ty để mừng lễ
Để tổ chức thành công một bữa tiệc mừng lễ thì ban tổ chức cần vạch sẵn các phần cần chuẩn bị để tránh những rủi ro hoặc lãng phí ngân sách không cần thiết. Vuông Tròn giới thiệu đến bạn quy trình tổ chức qua 6 bước tiêu chuẩn:
Bước 1: Xác định số lượng nhân sự tham gia
Số lượng nhân sự ảnh hưởng đến ngân sách tổ chức chung của sự kiện, từ ngân sách sẽ quyết định được quy mô tổ chức và hình thức tiệc sự kiện sẽ được lựa chọn để phục vụ nhân viên trong dịp mừng lễ này.
Bước 2: Lựa chọn thời gian, khu vực tổ chức tại văn phòng
Ở bước này, bạn nên tham khảo ý kiến của ban lãnh đạo để lựa chọn ra một ngày phù hợp. Tránh không vướng vào lịch làm việc chung của tất cả đội ngũ nhân sự trong công ty. Thời gian tổ chức bữa tiệc cũng nên lựa chọn sớm. Để thông báo đến toàn thể công ty giúp mọi người chủ động sắp xếp thời gian hơn.
Có một số khung thời gian ban tổ chức có thể cân nhắc như khoảng thời gian từ 17h đến 21h sau thời gian làm việc. Tổ chức vào một ngày cuối tuần gần nhất với 2 ngày lễ. Hay tổ chức đúng ngày lễ đi cùng với du lịch xa.
Về khu vực tổ chức, bạn nên xem xét vị trí nào có không gian rộng tại văn phòng. Tại đó có thể cho mọi người tụ họp và trò chuyện. Tiệc thì sẽ có ăn uống nên cũng cân nhắc cân đối không gian. Thêm bàn ghế để tiện setup bàn tiệc và vị trí ngồi cho ban lãnh đạo và các nhân viên khác.
Bước 3: Đề xuất ý tưởng trang trí phù hợp
Tùy thuộc vào mục đích tổ chức của ngày lễ mà bạn đề xuất trang trí không gian và bàn tiệc cho phù hợp. Tuy nhiên, các ý tưởng trang trí nên gói gọn trong văn phòng. Không nên quá chi tiết rườm rà vì không gian hạn chế của văn phòng khó lòng đáp ứng được.
Bạn có thể trang trí bằng hoa, bong bóng hoặc dây kim tuyến… để bữa tiệc thêm lung linh và đầy màu sắc nhé.
Bước 4: Lựa chọn loại hình và thực đơn tiệc
Khi nhắc đến các loại hình tổ chức tiệc tại văn phòng để mừng lễ nói riêng và các sự kiện nói chung. Thì không thể không nhắc đến các loại hình như tiệc teabreak, tiệc finger food, tiệc buffet.
Các loại hình thức tiệc văn phòng công ty
- Tiệc teabreak: hình thức này khá phổ biến vì sự đơn giản và tiện lợi của nó, thực đơn chỉ cần bánh ngọt, trái cây, thức uống hay nước ép. Như vậy laà bạn hoàn toàn có thể xây dựng được bữa tiệc teabreak tại văn phòng. Để áp dụng cho tiệc mừng lễ với quy mô vừa phải.
- Tiệc finger food: tiệc này có thể áp dụng linh hoạt cho bất kỳ ngày lễ nào. Nó mang đến sự sang trọng, đẳng cấp với các món ăn cầu kỳ, bắt mắt. Khi dùng phải dùng tay bốc ăn vì toàn bộ các món đều có size mini. Tiệc finger food tại văn phòng yêu cầu ngân sách lớn bởi các món ăn rất đa dạng và cao cấp.
- Tiệc buffet: loại hình này phù hợp cho các bữa tiệc có số lượng nhân viên đông đảo. Món ăn trong tiệc phục vụ đa dạng. Tuy nhiên tổ chức ở văn phòng nên vẫn chuộng các món ăn tiện lợi, món khô kết hợp với trái cây tươi… Buffet sẽ thích hợp cho tiệc 30/4 và tiệc 1/5. Vì đây là 2 ngày lễ lớn và thời gian nghỉ dài nên cần bữa tiệc thịnh soạn.
Yêu cầu của các hình thức tiệc
Mỗi loại hình tiệc kể trên đều có mẫu thực đơn tiêu biểu đi kèm. Do đó người tổ chức cần nắm bắt và tham khảo kỷ càng để lựa chọn bữa tiệc phù hợp để tổ chức cho văn phòng, công ty mình. Nếu chưa có kinh nghiệm thực thi, bạn hoàn toàn có thể nhờ tư vấn và đặt hàng bàn tiệc từ các dịch vụ tiệc tận nơi.
Hiện nay, có rất nhiều đơn vị tổ chức tiệc sự kiện, văn phòng, công ty tại Sài Gòn. Tuy nhiên, không phải nơi nào cũng có thể cho bạn những tư vấn kỹ càng. Với 5 năm kinh nghiệm tổ chức tiệc văn phòng tận nơi, Vuông Tròn tự tin có thể mang đến bạn dịch vụ tiệc tận nơi tại văn phòng với chi phí tối ưu nhất.
Hãy liên hệ Vuông Tròn để được tư vấn và biết thêm chi tiết nhé!
Bước 5: Phân công nhân sự phụ trách
Mỗi một nhiệm vụ riêng biệt trong quá trình tổ chức tiệc cần có người đảm nhận. Để hạn chế thiếu sót và có biện pháp khắc phục kịp thời. Hơn nữa, khi tiệc diễn ra thì cũng cần có người hỗ trợ người tham gia tiệc. Như châm thêm đồ ăn, nước uống,… và dọn dẹp sau khi tiệc kết thúc.
Bước 6: Soạn thảo kế hoạch chi tiết và checklist
Lên khung chương trình cơ bản cùng các hạng mục nội dung quan trọng. Bên cạnh đó là hậu cần và nhân sự phụ trách. Khung chương trình cho các tiệc tại văn phòng để mừng lễ sẽ có các phần nội dung chương trình như sau:
- Mở đầu sự kiện với sự phát biểu của đại diện ban lãnh đạo công ty. Cùng lời chúc nghỉ lễ bình an
- Phần tiếp theo có thể là lễ tổng kết doanh thu đạt được qua 3 tháng đầu năm. Hoặc như các thành tích cao mà các cá nhân đạt được.
- Tất cả nhân sự cùng nâng ly chúc mừng ngày lễ lao động và giao lưu. Chia sẻ cảm xúc với đội ngũ ban lãnh đạo.
- Thưởng thức tiệc cùng các chương trình văn nghệ của ban tổ chức. Hay chương trình của đội ngũ văn nghệ mang đến.
Checklist tất cả các hạng mục cần thực hiện cũng như phân công nhân sự. Phân công đội ngũ chuẩn bị hậu cần. Tính toán ngân sách trung bình để bữa tiệc được diễn ra một cách thành công nhất. Ở bước này, ban tổ chức cần nắm rõ tất cả các phần nội dung cũng như timeline từng việc diễn ra. Để tất cả mọi người có được bữa tiệc ngọt ấm cúng nhất trong dịp chào mừng.
3. Những lưu ý khi tổ chức tiệc tại văn phòng công ty mừng lễ
Một số lưu ý khi tổ chức tiệc tại công ty giúp bạn định hình trước các rủi ro có thể xảy ra để mang lại sự thành công nhất. Dưới đây là 5 lưu ý quan trọng để bạn có thể tránh khỏi những sai sót không đáng có:
- Tổ chức tiệc phù hợp với không gian văn phòng, công ty. Đồng thời, cũng cần xác định số lượng nhân sự chính xác nhất để có được sự chuẩn bị chu đáo. Tránh không gây lãng phí thực đơn tiệc cũng tránh chọn khu vực quá chật, bất tiện di chuyển.
- Mỗi dịp lễ nên thực hiện các bữa tiệc khác nhau. Vừa tránh sự nhàm chán, vừa dễ dàng tạo được niềm hứng khởi của nhân viên tham gia bữa tiệc, bạn có thể áp dụng linh hoạt các loại hình tiệc để tổ chức cho mỗi dịp lễ.
- Tránh chủ quan với các công đoạn chuẩn bị trước bữa tiệc. Dù đây là sự kiện nội bộ nhưng vẫn mang một tầm quan trọng nhất định. Sự kiện diễn ra tốt, nhân sự có cảm nhận tích cực đến doanh nghiệp. Từ đó có sự tác động tích cực đến phong cách làm việc, gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
- Lựa chọn đơn vị uy tín để đặt hàng. Trong khi có quá nhiều đơn vị tổ chức tiệc, bạn cần tìm hiểu kỹ về uy tín, kinh nghiệm cũng như phản hồi khách hàng từ các tiệc mà đơn vị đã thực hiện để nắm bắt thông tin khách quan, hạn chế sự cố từ các bên dịch vụ gây ra cho bữa tiệc của mình.